Şikayet Politikası

Bu politika, itirazların ve şikayetlerin ele alınması, araştırılması ve yanıtlanması prosedürlerini yansıtır. Ayrıca bu tür durumların ortaya çıkması durumunda ele alınması için prosedürleri özetler.

Her zaman müşteri memnuniyeti sağlamayı ve adil ve şeffaf bir şekilde çalışmayı hedeflememize rağmen, Özkaya KHS'de zaman zaman şikayetlerin ortaya çıktığını kabul ediyoruz. Yönetim Kurulu ve Özkaya KHS personeli, velilerin veya üçüncü tarafların endişelerinin mümkün olduğunca hızlı çözülmesi gerektiğine ve tüm şikayetlerin ciddiye alınması gerektiğine inanmaktadır.

Bu prosedür, gayri resmi olarak çözülebilecek bir endişe veya zorluk ile daha ciddi bir araştırma gerektiren resmi bir şikayet arasında ayrım yapar, ancak aşağıdaki prosedürler, uygun olduğunda bireysel durumlara ve koşullarına uyarlanacak kadar esnektir.

Bu politika ve normal uygulamaya ilişkin olarak, okul bu sürecin her aşamasında, sınıf öğretmeni, orta veya üst düzey lider, Müdür veya Yönetim Kurulu Üyesi ile olsun, ilgili taraflarla bir toplantı düzenlemeyi her zaman teşvik edecektir. Ayrıca, veliler her zaman bir toplantı talep etme hakkına sahiptir ve bu hiçbir zaman okul yönetimi tarafından reddedilmeyecektir.

Bir şikayetle yaklaşılan tüm Yönetim Kurulu Üyeleri, aşağıdaki durumlar dışında konuyu Müdüre yönlendirecektir:

• Şikayet, Müdürün önceki bağlantılı bir şikayete verdiği yanıtla ilgilidir, bu durumda Yönetim Kurulu Başkanına yönlendirilecektir,
• Şikayet Müdür veya Genel Müdür hakkındadır, bu durumda Yönetim Kurulu Başkanına yönlendirilecektir.

Bir personel üyesine karşı, gayri resmi veya resmi olsun, bir şikayet yapılırsa, şikayet ve doğası hakkında bilgilendirileceğini not etmek önemlidir. Bu, şikayetçinin adını ve şikayetle ilgili tüm detayları içerir. Ayrıca, bu sürecin bir parçası olarak daha fazla işlem yapılmadan önce şikayete yanıt verme fırsatı verilecektir.

Bir Çocuk Koruma/Koruma sorunu ortaya çıkması durumunda ayrı prosedürler uygulanır. Bu politika, Özkaya KHS Çocuk Koruma ve Koruma Politikası ile birlikte okunmalıdır.

Değerlendirmeler ve sınavlar, kabul sınavları dahil olmak üzere bir olay veya itiraz durumunda ayrı prosedürler uygulanır. Bu politika, Özkaya KHS Sınavlar ve Değerlendirme Politikası ile birlikte okunmalıdır.

Çoğu itiraz, şikayet ve endişenin hızlı ve gayri resmi olarak çözülmesi umulmaktadır.

Veliler şikayetlerinin hızla ilgili tarafa iletileceği bir e-postaya yazabilir, ancak velilerin endişeleri varsa normalde çocuklarının sınıf öğretmeni veya Okul Öncesi ve İlkokul'daki branş öğretmeniyle konuşmaları önerilir. Ortaokul'da uygulanabilirse branş öğretmeni veya Sınıf Öğretmeni ile iletişime geçilmelidir.

Sözlü olarak dile getirilen bir konu okul tarafından mutlaka yazılı olarak kabul edilmeyebilir. Ancak okul veya diğer onaylanmış özel bölümlerle ilgili sözlü şikayetlerin ele alınması, araştırılması ve yanıtlanması kayıt altına alınmalı ve kaydedilmelidir.

Bir endişenin yazılı bildirimi, dönem sırasında iki iş günü içinde ve tatillerde mümkün olduğunca kısa sürede yazılı olarak kabul edilecektir. Çoğu durumda, konu bu yolla hızla velilerin memnuniyetine çözülecektir.

Tüm öğretmenler ve öğretmenler, her hafta velileri toplantı için kabul edebilecekleri zaman ayrılmıştır. Bu toplantılar en iyi şekilde öğretmen/öğretmen ile doğrudan e-posta yoluyla koordine edilir. Ayrıca okul resepsiyonunu telefonla arayarak da yapılabilir.

Hemen hemen tüm durumlarda bunun çeşitli taraflar arasında bir anlaşma veya anlayışa yol açması beklenir. Şikayeti ele alan kişi, tüm endişeleri ve şikayetleri, yanıtları ve alındıkları tarihi yazılı olarak kaydedecektir.

Öğretmen/öğretmen ile doğrudan ilgilenerek, gayri resmi bir şikayet kaynağında ele alınabilir ve yanlış anlamalar/yanlış iletişimlerin yanı sıra endişeler hızlı ve verimli bir şekilde ele alınabilir.

Bir toplantıdan sonra, konu makul bir süre içinde çözülmezse veya sınıf öğretmeni/form öğretmeni/branş öğretmeni ve veli bir anlaşmaya varamazsa, veliler şikayetlerini derhal ilgili Anahtar Aşama Başkanına yazılı olarak iletmelidir.

Konu araştırılacak ve ilgili Anahtar Aşama Başkanı tarafından ele alınacaktır. Sunulan gerçeklere ve daha fazla araştırmaya dayanarak, yargıların nasıl ulaşıldığını ve yapıldığını açıkça belirterek veliye yazılı olarak yanıt vereceklerdir. Şikayetle ilgili yapılan tüm toplantıların ve görüşmelerin yazılı kayıtlarını tutacaklar ve bu duruma uygunsa e-posta formatında olabilir.

• Konu makul bir süre içinde çözülmezse veya Müdür ve veli tatmin edici bir çözüme ulaşamazsa, veliler şikayetlerini derhal Yönetim Kurulu Başkanına yönlendirmelidir.
• Şikayet Müdür veya Genel Müdür hakkındaysa, veliler şikayetlerini derhal Yönetim Kurulu Başkanına yönlendirmelidir.

Baş Yönetici, şikayetçinin Yönetim Kurulu Başkanına rapor verirken doğru ve uygun iletişim kanallarının mevcut olduğundan emin olacaktır. Başkan, şikayetçi ve konuyla ilgili diğer kişilerle görüşmeyi isteyebilir veya okul tarafından araştırılan tüm belgesel materyallerle tanışabilir ve memnun olabilir. Müdür, Yönetim Kurulu Başkanına daha önce araştırılan tüm belgeleri sunacaktır. Kurul, mümkün olduğunca tüm ilgili gerçeklerin belirlendiğinden memnun olduğunda, bir karar verilecek ve veliler ve üçüncü taraflar bu karar hakkında yazılı olarak bilgilendirilecektir, normalde karar verildikten sonra 5 iş günü içinde.

Yönetim Kurulu Başkanının kararı nihai olarak kabul edilecektir.

Veli hala memnun değilse, konuyu ilgili üst makama iletme hakkına sahiptir.